商路通(Salet)外贸管理软件
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软件实施规范指南

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为了企业能够更加快速正确的使用软件,以最快速度发挥软件的效力,本公司总结以下建议:

一、所有正在联系的客户都必须建立档案,即使只有一封地址

好处:在进行市场推广时,可以对公司客户分布 国家进行科学的统计分析。例 如:比如参加一个英国展会,公司可以马上从系统里调出英国的潜在的客户名单,可以利用个性群发功能邀请客户来展位约见。
建立好的客户,往来的邮件自动归档到该客户目录下。历史记录快速查询

二、建立的客户档案里必须输入客户来源

好处:公司可以根据客户的来源情况,来决定广告投入情况
例 如:公司有100家客户,来自阿里巴巴的有70% 来自展会的有20% 。从统计可以看出 阿里巴巴的效果比较好,可以增加阿里巴巴的广告费用投入

 

三、禁止使用私人邮箱,统一使用公司企业邮箱

好处:有利于公司的邮件的安全管理,确保对外联系统地址的统一性,提高公司形象。
例如:公司可以采用对外统一一个邮件地址,所以有的邮件都按业务员的客户分配情况进行自动分发,新来的客户邮件有经理决定分配谁负责跟踪。公司也可以每个一个邮件地址进行统一设置到系统,这样每个业务员都有一个独立的企业邮箱,业务可以系统平台里正常稳定使用邮箱

四、对外的邮件信息中必须统一使用公司信息模板

好处:强化公司对外形象,淡化业务员的角色,
例如:一个业务员经常在邮件中使用个人的信息久而久之客户对公司的形象认识 就慢慢淡薄掉,造成客户只认业务员不识公司的情况。
我们在软件中强制使用公司抬头,让客户加强对公司情况认识,从而淡化业务员的角色。加业务更加稳定的发展

五、所有客户来的邮件都必须在原始信上进行回复,当天事情当天处理完毕

好处:所有客户来的邮件在原有基础上回复,这样可以保留客户历史邮件记录,可以让客户或是业务员在回复邮件的时候随时,查看以前的联系历史记录,这样也可以让系统自动把客户的邮件归档成已经回复邮件。同时在回复查询里 将不会弹出 回复提醒,所有客户发过来的邮件年必须当天处理完成,以免造成业务上的延误及因处理不及时丢单情况。

六、潜在的客户必须2个月联系一次

好处: 外贸公司现在已经从产品服务转到以客户服务为中心,所以主动联系客户应该是现在外贸公司业务员的主要职能,这样可以让客户感受的贵公司的服务,及贵公司对客户的信任及重视。同时可以通过邮件邮发的模式,主动推荐一下公司的最新产品。这样做软件中的 每2个月联系一次的客户 提醒名单将没有这个客户名单
例如:与客户沟通内容,比如公司最新产品信息,公司的规模扩大,公司的参展信息,客户的节日问候。等

七、所有的样品资料必须用标准的电子格式发给客户

我们产品管理模块集成了强大的产品管理系统,可以即时拖动形成报价单,电子样本,excel 等格式。大大提高工作效率和质量

八、所有传真都必须整理归档,并输入传真备主题.(可选功能)

所有的传真都必须输入主题,并归档到客户名下,以后查找搜索。

九、产品图片处理

所有的产品图片拍照,请用photoshop处理过并压缩成jpg格式存入软件中,大小为380象素左右,大小控制在60KB左右。因为图片如果过大,会造成邮件大小过大,造发送缓慢。对方收信延迟等原因。同时美观的图片,也会让客户对产品的第一印象增加。

十、公司所有的qq等聊天软件除了msn 其它的都封锁掉

网络时代的今天,员工网上行为控制非常重要。一个员每天工作8小时可能会花 4个小时是在聊天,或是看无关的网站。封锁这些聊天工具提高工作效率,保护公司上网带宽,迫切需要解决。

 

企业管理者应注意的问题!

  随着企业规模越来越大,管理上的问题也越来越多,有些已经成了制约公司发展的瓶颈。 随着市场的扩大,客户越来越多,过去靠电子表格管理客户资料的方法已不能适应销售的发展,多次出现客户资料丢失现象。重点客户得不到足够的关注,很多老客户选择了竞争对手. 对于重要项目的客户没有一套合理的过程监控机制,使得很多项目没有得到足够的关注,项目的成败交到业务员手上,没有发挥出团队协同跟进的力量。 市场竞争的白热化,公司内部的一些业务人员出现了卖单的情况,把公司准客户资料卖给竞争对手,致使公司蒙受巨大的损失。 虽说是“铁打营盘、流水的兵”,但因为客户资料没有真正做到集中管理,每一次人员流动都会造成客户资料的流失,因交接问题造成的业务中断时有发生 。 公司重要文档(如标书、合同等重要文件)都分散存放在公司的电脑中没有统一管理,有一次黄总和一个重要客户谈判前想查阅一份以前给客户的报价时,竟然发现这份文件已经丢失了,造成那次重要的谈判陷入被动的地步。 各种销售数据统计十分困难,得到的报表多半是滞后的,严重影响企业经营决策的制定。  给总经理带来的好处 :
简单的界面流程,符合业务人员习惯的操作模式,都不用做什么培训基层的员工就可以掌握。 要求业务人员每天回公司登记当天的联系记录,销售经理第二天早上必须检查员工昨天的联系记录,并要抽查重点客户的联系记录是否正确,如果发现有虚假的联系记录对相应员工做出警告。这样一来公司形成了一套良好的工作模式,每个销售代表在一天的工作结束后会对当天工作做个总结,而销售经理对部门的情况有了细致的了解,大大的提高了销售人员的拜访成功率。 通过软件的权限隔离机制,做到了每个销售代表只能看到属于自己的客户资料。而部门经理可以看到自己部门的客户资料,基本杜绝了卖单、客户资料外泄的现象。 通过对维护记录的分析,即刻找出最容易出问题的环节并加以修正,客户的满意度大大提高。 根据不同的客户等级,制订了对应的拜访频率,如重要客户每月必须拜访4次以上、一般客户每月必须拜访2次以上。以前因为没有相关的评估制度,这个机制没法执行下来。现在用这个系统,到了月底只要打开“客户跟进分析表”,每个客户在一段时间内的拜访次数都自动统计出来了,并且能生成Excel电子表格交到各部门作为评估依据。一段时间便可以让公司的服务质量发生了很大的改观。 通过强大的定制报表功能,您只要在自己的电脑上轻点鼠标,就能得到自己想要的报表,如以前很难统计的“销售分布表”、“部门贡献表”、“商品销售分析表”。现在都不用找财务人员,只要简单的设定几个条件就可以自动生成,十分方便。 通过“部门贡献分析表”总经理对于每个部门经理有了客观的评价,对于部门经理褒奖提供了有说服力的依据。